Nông dân tự sản xuất bán nông sản cho công ty thường không phải xuất hoá đơn; công ty mua sẽ lập bảng kê thu mua hàng nông sản của người trực tiếp sản xuất và đề nghị bạn ký, kèm thông tin căn cước. Bảng kê là chứng từ để công ty tính chi phí của họ, không phải giấy bạn nộp thuế. Khi bên mua nhất định cần hoá đơn, bạn có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh hoặc bán qua một hợp tác xã, hộ kinh doanh có xuất hoá đơn, tuỳ hướng dẫn hiện hành.
Điều quan trọng với bạn là ký đúng: đúng số lượng, đúng giá, đúng ngày, và không ký thay cho hàng không phải của mình. Bài này giải thích vì sao công ty cần giấy tờ, bảng kê gồm những gì, các lựa chọn khi bên mua đòi hoá đơn, và những đề nghị ký mà bạn nên từ chối.
Vì sao công ty cứ đòi giấy tờ khi mua hàng nông dân
Doanh nghiệp phải chứng minh mọi khoản chi của mình bằng chứng từ hợp lệ thì mới được tính vào chi phí khi quyết toán thuế. Khi mua hàng của doanh nghiệp khác, chứng từ là hoá đơn. Khi mua trực tiếp của nông dân, người không có hoá đơn, luật thuế cho phép doanh nghiệp dùng bảng kê thu mua thay thế, với điều kiện ghi đủ thông tin người bán và hàng hoá.
Vì vậy khi một công ty chế biến, một nhà máy thức ăn chăn nuôi, một chuỗi cửa hàng nông sản mua của bạn, họ sẽ đề nghị bạn ký bảng kê, có khi kèm hợp đồng mua bán, phiếu cân, ảnh căn cước. Đây là thủ tục bình thường, không có gì phải ngại. Ngược lại, công ty nào mua số lượng lớn mà không cần bất cứ giấy tờ gì mới là chuyện đáng hỏi lại.
Một số công ty còn yêu cầu xác nhận bạn là người trực tiếp sản xuất, vì quy định chỉ cho dùng bảng kê với hàng mua của người tự làm ra. Giấy tờ đất, hợp đồng thuê đất, hoặc xác nhận của chính quyền cấp xã là những thứ hay được dùng. Mỗi công ty có quy trình riêng; hỏi trước khi chốt đơn để khỏi chậm tiền.
Hiểu đúng bản chất này giúp bạn đứng ở thế bình đẳng: công ty cần chữ ký của bạn để hợp thức chi phí của họ, nên bạn có quyền yêu cầu chữ ký đó phản ánh đúng giao dịch thật.
Bảng kê thu mua ghi những gì và bạn nên kiểm dòng nào
Mẫu bảng kê do cơ quan thuế hướng dẫn và có thể thay đổi, nhưng thông tin cốt lõi thường gồm các dòng dưới. Trước khi ký, đọc lại từng dòng:
- Tên, địa chỉ, số căn cước của người bán: phải là bạn, đúng chính tả, đúng số. Nếu bạn bán thay cho cha mẹ thì người đứng tên nên là người thật sự sản xuất.
- Tên hàng: đúng loại bạn bán, ví dụ cà phê nhân xô, không ghi chung chung "nông sản".
- Số lượng và đơn vị tính: khớp phiếu cân. Đây là dòng quan trọng nhất; không ký nếu số lượng cao hơn hàng thật.
- Đơn giá và thành tiền: khớp giá đã thoả thuận và số tiền bạn thật sự nhận.
- Ngày mua: đúng ngày giao hàng hoặc ngày cân. Không ký bảng kê để trống ngày.
- Địa chỉ nơi mua, người lập bảng kê: giúp sau này đối chiếu nếu cần.
Sau khi ký, chụp lại bảng kê và phiếu cân, hoặc xin một bản. Nếu công ty mua nhiều đợt và lập một bảng kê gộp cuối tháng, đối chiếu từng đợt trong bảng kê với sổ thu chi của bạn trước khi ký.
Khi bên mua đòi hoá đơn: ba hướng và đánh đổi
Có những bên mua, nhất là bếp ăn tập thể, siêu thị, cơ quan, không dùng bảng kê mà đòi hoá đơn. Bạn có các hướng sau; chi tiết thủ tục kiểm theo quy định hiện hành:
| Hướng | Cách làm chung | Hợp khi | Đánh đổi |
|---|---|---|---|
| Xin cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần | Người không kinh doanh đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử cho từng lần bán | Bán lớn nhưng không thường xuyên | Mất thời gian làm thủ tục mỗi lần; hỏi trước nghĩa vụ thuế phát sinh nếu có |
| Bán qua hợp tác xã, tổ hợp tác | Bạn bán cho hợp tác xã, hợp tác xã bán và xuất hoá đơn cho bên mua | Nhiều hộ cùng bán cho một khách lớn | Phải là thành viên hoặc thoả thuận với hợp tác xã; chia phí dịch vụ |
| Đăng ký hộ kinh doanh | Hộ đã đăng ký dùng hoá đơn theo quy định | Bán đều đặn cho nhiều khách cần hoá đơn | Kéo theo nghĩa vụ kê khai, sổ sách |
Đừng chọn hướng bằng cách mượn hoá đơn của người khác hoặc mua hoá đơn. Mua bán hoá đơn là hành vi vi phạm pháp luật, người bán hoá đơn và người dùng hoá đơn đều có thể bị xử lý, và bên mua của bạn cũng gặp rắc rối. Nếu không hướng nào phù hợp, cân nhắc thương lượng với bên mua về việc dùng bảng kê, vì quy định vẫn cho phép doanh nghiệp làm vậy khi mua của người trực tiếp sản xuất.
Giấy tờ phía bạn nên giữ sau mỗi lần bán
Bên mua giữ chứng từ để khai thuế của họ; bạn cũng nên giữ bản của mình, vì nó dùng được cho nhiều việc khác: đối chiếu khi bên mua trả thiếu, chứng minh sản lượng khi vay vốn, chứng minh nguồn gốc tiền khi có người hỏi.
- Bản chụp bảng kê hoặc hoá đơn đã ký.
- Phiếu cân có chữ ký hai bên, ghi rõ trừ bì, trừ ẩm, trừ tạp chất nếu có.
- Hợp đồng hoặc tin nhắn chốt đơn ghi giá, số lượng, thời hạn trả tiền.
- Ảnh chụp chuyển khoản hoặc biên nhận tiền mặt, ghi ngày.
- Một dòng trong sổ thu chi cho mỗi lần bán, ghi tên bên mua và số chứng từ nếu có.
- Giấy tờ chứng minh bạn là người trực tiếp sản xuất, để sẵn bản sao cho những lần bên mua cần.
Giữ các giấy tờ này ít nhất vài năm. Chúng không chiếm nhiều chỗ: một túi hồ sơ cho mỗi năm, hoặc một thư mục ảnh trên điện thoại có sao lưu là đủ.
Bán nhiều đợt cho một công ty: đối chiếu cuối tháng
Khi bạn giao hàng đều đặn cho một công ty, ví dụ giao rau mỗi tuần cho một bếp ăn hay giao sữa mỗi ngày cho một điểm thu gom, công ty thường không lập bảng kê cho từng chuyến mà gộp lại cuối tháng hoặc cuối đợt. Cách làm này tiện cho cả hai, nhưng cũng là chỗ dễ lệch nhất: một chuyến bị ghi thiếu, một chuyến hàng bị trả lại mà không ai ghi, một lần giá đổi giữa tháng.
Để tránh lệch, mỗi lần giao hàng bạn giữ một phiếu giao nhận có chữ ký người nhận, ghi số lượng và nếu có thì ghi hàng bị loại. Cuối tháng, trước khi ký bảng kê gộp, bạn cộng các phiếu của mình rồi so với bảng kê. Ví dụ giả định: bảng kê ghi tổng hai mươi tám chuyến, phiếu của bạn có ba mươi; hai chuyến chênh lệch phải được làm rõ trước khi ký, vì ký rồi thì bảng kê thành căn cứ để công ty thanh toán.
Giá cũng cần đối chiếu. Với hàng có giá thay đổi theo tuần, thoả thuận từ đầu cách chốt giá: theo ngày giao, theo trung bình tháng, hay theo bảng giá công ty gửi. Ghi cách chốt đó vào hợp đồng hoặc tin nhắn. Nhiều tranh chấp nhỏ giữa nông hộ và công ty thu mua không phải vì ai gian, mà vì hai bên hiểu cách tính giá khác nhau từ đầu.
Hàng của nhiều người trong nhà, nhiều hộ trong tổ: ai đứng tên
Ở nhiều nhà, đất đứng tên cha mẹ, người làm là con, người đi giao hàng là cháu. Ở nhiều thôn, vài hộ gom hàng thành một xe để bán cho công ty. Khi bên mua lập bảng kê, câu hỏi thực tế là ai ký.
Nguyên tắc là người đứng tên trên bảng kê nên là người thật sự sản xuất ra phần hàng đó. Trong một nhà, nếu cha mẹ đứng tên đất nhưng con làm và hưởng, cả nhà nên thống nhất ai là người bán và giữ giấy tờ để chứng minh khi cần. Trong một tổ gom hàng của nhiều hộ, mỗi hộ nên ký phần của mình, ghi số lượng của mình; một người ký thay cho cả tổ là gom rủi ro về một người và dễ sinh chuyện khi tiền về.
Nếu tổ bán chung thường xuyên cho khách lớn, đó là lúc nên tìm hiểu hình thức tổ hợp tác hoặc hợp tác xã để có một đầu mối hợp pháp ký hợp đồng và xuất hoá đơn, thay vì để một người trong tổ gánh hết giấy tờ.
Những đề nghị ký không nên nhận
Phần lớn công ty làm đúng, nhưng thỉnh thoảng nông dân gặp những đề nghị nghe có vẻ vô hại. Ví dụ giả định: người thu mua nói "anh ký bảng kê ghi mười tấn cho tròn, thực tế giao sáu tấn cũng được, không ảnh hưởng gì anh". Hoặc "chị ký giúp bảng kê này, hàng của mấy nhà khác nhưng họ không có ở đây". Hoặc đưa bảng kê để trống số lượng, hẹn điền sau.
Cả ba đều có thể là cách khai khống chi phí, tức là công ty ghi mua nhiều hơn thực tế để giảm thuế phải nộp. Chữ ký và số căn cước của bạn nằm trên giấy, nên khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn có thể bị mời lên giải trình, thậm chí liên quan trách nhiệm nếu biết mà vẫn ký. Số tiền "bồi dưỡng" cho chữ ký, nếu có, không đáng với rủi ro đó.
Cách từ chối êm nhất là nói thẳng: chỉ ký đúng hàng của nhà, đúng số cân. Nếu bên mua nhất định đòi, đó là dấu hiệu để cân nhắc có nên tiếp tục bán cho họ không. Một khách hàng cần bạn làm giấy tờ sai hôm nay có thể là khách hàng bẻ kèo, trả chậm ngày mai.
Rủi ro và cách giảm
Bên mua trả thiếu so với bảng kê. Bảng kê ghi một số, tiền về ít hơn. Cách giảm: đối chiếu tiền nhận với bảng kê ngay khi có, lệch thì hỏi liền, giữ phiếu cân làm căn cứ.
Thông tin căn cước bị dùng sai. Ảnh căn cước gửi cho bên mua có thể bị dùng cho việc khác. Cách giảm: chỉ gửi cho công ty đã xác minh, ghi chú trên ảnh mục đích sử dụng và ngày gửi, không gửi qua người trung gian lạ.
Bán qua trung gian rồi người khác đứng tên. Có khi thương lái gom hàng của bạn rồi bán cho công ty dưới tên họ, bạn không có giấy tờ gì. Cách giảm: nếu muốn có hồ sơ bán hàng, bán thẳng hoặc yêu cầu thương lái ghi giấy nhận hàng.
Hiểu nhầm là đã nộp thuế. Ký bảng kê không phải là nộp thuế, cũng không phải là đăng ký kinh doanh. Cách giảm: nếu không chắc nghĩa vụ của mình, hỏi cơ quan thuế, đừng dựa vào lời bên mua.
Câu hỏi thường gặp
Nông dân ký bảng kê thu mua có phải nộp thuế không?
Ký bảng kê không làm phát sinh nghĩa vụ thuế cho bạn. Bảng kê là chứng từ của bên mua để tính chi phí. Nông sản tự sản xuất chưa chế biến hoặc chỉ sơ chế thông thường bán ra nhìn chung không chịu thuế giá trị gia tăng và thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân.
Công ty bắt phải có giấy xác nhận của xã mới mua thì làm sao?
Một số công ty yêu cầu xác nhận bạn là người trực tiếp sản xuất. Bạn hỏi rõ họ cần nội dung gì, rồi mang giấy tờ đất hoặc hợp đồng thuê đất đến bộ phận một cửa của xã, phường để hỏi thủ tục xác nhận. Giữ bản sao để dùng cho các lần bán sau.
Bán qua hợp tác xã thì có lợi gì về giấy tờ?
Hợp tác xã có thể xuất hoá đơn cho bên mua lớn, gom hàng của nhiều thành viên, và thay bạn làm việc giấy tờ với công ty. Đổi lại, bạn cần là thành viên hoặc có thoả thuận với hợp tác xã, và có thể phải trả phí dịch vụ. Chuyên mục hợp tác xã của trang có bài riêng.
Một lần bán lớn cho bếp ăn trường học đòi hoá đơn thì làm cách nào nhanh?
Bạn có thể hỏi cơ quan thuế quản lý nơi bạn ở về việc cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh cho người không kinh doanh. Hỏi trước thời gian xử lý và giấy tờ cần mang, để báo bên mua thời điểm giao hoá đơn, tránh để tiền bị giữ lại vì thiếu chứng từ.
Bảng kê ghi giá thấp hơn giá thật để công ty đỡ chi phí có sao không?
Ghi sai giá theo bất cứ hướng nào đều làm chứng từ không phản ánh đúng giao dịch, và chữ ký của bạn nằm trên đó. Ngoài rủi ro pháp lý, giá ghi thấp còn khiến bạn khó đòi đúng số tiền nếu sau này có tranh chấp. Chỉ ký đúng giá đã nhận.
Có cần làm hợp đồng mua bán khi bán cho công ty không?
Không phải lần bán nào cũng cần hợp đồng dài, nhưng nên có ít nhất một văn bản hoặc tin nhắn chốt giá, số lượng, tiêu chuẩn và thời hạn trả tiền. Với đơn lớn hoặc bán theo mùa vụ cho một công ty, hợp đồng rõ ràng giúp bạn khi có tranh chấp về chất lượng hay chậm thanh toán.