Với một nông hộ, chuyển đổi số nên bắt đầu từ ba việc nhỏ: ghi chép sản xuất và thu chi lên điện thoại, nhận và trả tiền qua tài khoản riêng cho việc làm ăn, và theo dõi giá, thời tiết từ nguồn đáng tin. Chỉ khi ba việc này chạy đều vài vụ, có số liệu thật trong tay, mới tính tới thiết bị đắt tiền như cảm biến, tưới tự động hay phần mềm quản lý trả phí.
Nhiều người nghe "chuyển đổi số" là nghĩ tới nhà màng, máy bay phun thuốc, phần mềm điều khiển từ xa. Những thứ đó có chỗ dùng, nhưng với nông hộ vài sào đến vài héc-ta, cái làm tiền rơi rớt thường không nằm ở máy móc mà ở chỗ không biết vụ trước lời hay lỗ bao nhiêu, bán cho ai giá nào, ai còn nợ tiền hàng. Bài này đưa ra lộ trình theo bậc, việc nào trước việc nào sau, cách tính chi phí và những chỗ dễ mất tiền khi làm vội.
Chuyển đổi số ở quy mô nông hộ thực chất là gì?
Bỏ qua các định nghĩa dài, chuyển đổi số ở một nông hộ là đưa ba thứ sang dạng số: thông tin (ghi chép mùa vụ, chi phí, sản lượng), giao dịch (thu tiền, trả tiền, liên lạc với người mua và nhà cung cấp) và quyết định (dựa vào số liệu đã ghi để chọn cây con, thời điểm bán, mức đầu tư). Ba thứ này đi theo thứ tự. Không có ghi chép thì không có gì để quyết định; không có giao dịch qua tài khoản thì ghi chép thu chi thiếu chứng cứ.
Điểm cần hiểu là chuyển đổi số không phải mục tiêu, mà là cách làm cho việc làm ăn rõ ràng hơn. Một hộ trồng rau ghi đủ ngày gieo, lượng phân, ngày bán, giá bán trên điện thoại trong hai vụ đã có thể so được luống nào lời, giống nào hợp, mối nào trả tiền chậm. Một hộ khác mua bộ cảm biến độ ẩm nhưng không ghi gì thì vẫn không biết vụ đó lời hay lỗ.
Nhà nước có Chương trình Chuyển đổi số quốc gia ban hành năm 2020, trong đó nông nghiệp là một lĩnh vực ưu tiên, và nhiều địa phương đã lập tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn, xã để hướng dẫn người dân. Các chương trình cụ thể thay đổi theo từng năm và từng tỉnh, nên bạn hỏi ở xã, hội nông dân hoặc trạm khuyến nông xem nơi mình đang có gì, thay vì dựa vào thông tin truyền miệng.
Bốn bậc chuyển đổi số của một nông hộ
Có thể chia đường đi thành bốn bậc. Phần lớn nông hộ chỉ cần làm chắc bậc 1 và bậc 2 là đã thấy khác; bậc 3 và bậc 4 chỉ đáng làm khi quy mô và số liệu đã đủ.
| Bậc | Việc làm chính | Công cụ thường dùng | Dấu hiệu sẵn sàng lên bậc sau |
|---|---|---|---|
| 1. Liên lạc và tra cứu | Nhắn tin với người mua, xem giá, xem thời tiết, nhận cảnh báo | Điện thoại thông minh, ứng dụng nhắn tin, ứng dụng thời tiết | Cả nhà có ít nhất một người dùng điện thoại thành thạo, tự cài và gỡ được ứng dụng |
| 2. Ghi chép và thanh toán | Nhật ký sản xuất, sổ thu chi, nhận và trả tiền qua tài khoản | Bảng tính, ứng dụng ghi chép, tài khoản ngân hàng riêng cho làm ăn | Đã ghi đều được ít nhất hai vụ, đối chiếu được tiền vào ra |
| 3. Kết nối người mua | Truy xuất nguồn gốc, bán qua kênh trực tuyến, làm việc với hợp tác xã, doanh nghiệp bằng dữ liệu | Tem mã QR, trang bán hàng, phần mềm của hợp tác xã | Có sản lượng ổn định, có khách hỏi nguồn gốc, có hợp đồng cần chứng từ |
| 4. Tự động hoá một khâu | Tưới, đo môi trường, giám sát chuồng trại | Cảm biến, bộ hẹn giờ, camera | Đã biết rõ khâu nào tốn công hoặc hay hỏng nhất nhờ số liệu bậc 2 |
Lưu ý là bậc sau không thay bậc trước. Một hộ đã gắn cảm biến vẫn cần nhật ký và sổ thu chi, nếu không sẽ không biết bộ cảm biến có đáng tiền hay không. Đi ngược thứ tự là nguyên nhân phổ biến khiến nông hộ bỏ dở sau vài tháng: mua thiết bị, không ai xem số liệu, thiết bị nằm đó.
Ba tháng đầu: làm việc gì trước, việc gì sau
Nếu bắt đầu từ con số không, lịch ba tháng dưới đây đủ chậm để không bỏ cuộc và đủ nhanh để thấy kết quả. Mỗi bước chỉ chuyển sang bước sau khi bước trước đã thành thói quen.
- Tuần 1–2: dọn điện thoại. Cập nhật hệ điều hành, gỡ ứng dụng không rõ nguồn, đặt khoá màn hình, bật xác thực hai lớp cho tài khoản nhắn tin. Việc này không tạo ra tiền nhưng chặn được kiểu mất tiền nhanh nhất.
- Tuần 2–4: mở hoặc tách một tài khoản ngân hàng chỉ dùng cho làm ăn. Từ đây mọi khoản bán hàng, mua vật tư, trả công cố gắng đi qua tài khoản này, để sao kê thành sổ thu chi tự động.
- Tháng thứ 2: bắt đầu nhật ký sản xuất. Chọn một cách ghi duy nhất (bảng tính hoặc một ứng dụng ghi chép), ghi ngày, việc, vật tư, công lao động. Mỗi tối dành năm phút. Chưa cần đẹp, chỉ cần đều.
- Tháng thứ 2: chọn hai nguồn tin cố định. Một nguồn giá nông sản, một nguồn thời tiết chính thức. Xem cùng giờ mỗi ngày, ghi giá vào nhật ký những ngày bán hàng.
- Tháng thứ 3: ngồi lại đọc số. Cộng chi phí đã ghi, so với tiền bán, xem khoản nào lớn bất ngờ. Đây là lúc lần đầu thấy giá trị của việc ghi chép, và cũng là lúc biết nên đầu tư thêm vào đâu.
- Cuối tháng thứ 3: quyết định bước tiếp. Có thể là in tem truy xuất cho lô hàng bán khách quen, vào nhóm bán hàng của hợp tác xã, hoặc dừng lại giữ nhịp ghi chép thêm một vụ nữa. Dừng lại cũng là một quyết định đúng.
Trong cả ba tháng, chỉ một người trong nhà nên giữ vai trò ghi chính, người khác hỗ trợ. Hai người cùng ghi hai nơi là cách nhanh nhất để số liệu lệch nhau và cả nhà mất lòng tin vào sổ.
Những sai lầm tốn tiền khi chuyển đổi số vội
Mua thiết bị trước khi có số liệu. Bộ cảm biến, camera, hệ tưới điều khiển qua điện thoại đều có giá, cần điện ổn định, sóng ổn định và người bảo trì. Khi chưa biết khâu nào đang mất tiền, mua thiết bị là đoán. Số liệu ghi tay hai vụ thường cho câu trả lời rẻ hơn.
Cài quá nhiều ứng dụng cùng lúc. Ứng dụng ghi chép, ứng dụng giá, ứng dụng bán hàng, ứng dụng của ngân hàng, của hợp tác xã… mỗi cái một mật khẩu, một kiểu nhập liệu. Sau vài tuần người dùng chán và bỏ hết. Mỗi việc chỉ nên có một công cụ, thêm công cụ mới khi cái cũ đã quen.
Giao hết cho con cháu. Con cháu cài đặt giỏi nhưng thường không ở nhà mùa vụ, không biết vì sao luống này bón thêm. Người làm chính phải tự ghi, tự đọc được số; con cháu là người hướng dẫn chứ không phải người làm thay.
Tin các "gói chuyển đổi số trọn gói" chào bán tận nhà. Có nơi chào gói gồm phần mềm, tem, trang bán hàng với lời hứa tăng giá bán. Trước khi ký, hỏi rõ phí năm sau, dữ liệu thuộc về ai, ngừng dùng thì lấy dữ liệu ra được không, và hỏi xã hoặc hội nông dân xem có ai đã dùng.
Bỏ sổ giấy quá sớm. Điện thoại có thể hỏng, mất, hết pin giữa vườn. Trong một hai vụ đầu, giữ song song sổ giấy cho những việc quan trọng như tiền nợ, tiền ứng, ngày phun thuốc, rồi mới bỏ dần khi đã có bản sao lưu.
Tính chi phí và lợi ích trước khi bỏ tiền
Chuyển đổi số không miễn phí. Chi phí gồm tiền thiết bị, tiền dữ liệu di động, phí phần mềm nếu có, và quan trọng nhất là thời gian học, thời gian ghi. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một hộ trồng rau, chỉ để minh hoạ cách đặt bài toán, không phải số thật của nơi nào.
| Khoản | Loại | Cách ước tính | Ví dụ giả định một năm |
|---|---|---|---|
| Điện thoại đủ dùng | Chi phí một lần | Chia cho số năm dự kiến dùng | Khấu hao một phần nhỏ mỗi năm |
| Gói dữ liệu di động | Chi phí định kỳ | Phí tháng nhân 12 | Một khoản cố định nhỏ |
| Thời gian ghi chép | Chi phí ẩn | Số phút mỗi ngày nhân số ngày | Khoảng 30 giờ một năm |
| Giảm thất thoát tiền nợ | Lợi ích | Số tiền nợ khó đòi các năm trước | Thu lại được phần lớn nhờ có lịch sử giao dịch |
| Giảm vật tư mua thừa | Lợi ích | So vật tư mua với nhu cầu ghi trong nhật ký | Bớt được vài lần mua thừa phân, thuốc |
| Bán đúng lúc hơn | Lợi ích khó đo | So giá bán với giá tham chiếu trong ngày | Không cộng vào kế hoạch cho đến khi có số thật |
Nguyên tắc an toàn là chỉ tính những lợi ích đo được bằng chính sổ của mình, còn các lợi ích như "bán được giá cao hơn" chỉ coi là phần thưởng nếu có. Như vậy quyết định đầu tư sẽ không dựa trên lời hứa của người bán thiết bị hay phần mềm.
Rủi ro và cách giảm
Số hoá việc làm ăn mở ra một số rủi ro mà sổ giấy không có. Biết trước thì giảm được phần lớn:
- Mất dữ liệu. Điện thoại rơi xuống ao, hỏng màn hình là mất cả vụ ghi chép. Bật sao lưu tự động, hoặc mỗi tháng xuất bảng tính gửi vào hộp thư của chính mình.
- Lừa đảo qua mạng. Càng nhiều giao dịch qua điện thoại, kẻ gian càng có cơ hội: tin nhắn giả ngân hàng, cuộc gọi giả cán bộ, đường dẫn cài ứng dụng lạ. Quy tắc giữ chặt: không đọc mã xác thực cho ai, không cài ứng dụng theo đường dẫn người lạ gửi.
- Phụ thuộc một người. Chỉ một người biết mật khẩu và cách dùng thì người đó ốm, đi vắng là cả nhà kẹt. Ghi mật khẩu quan trọng vào giấy, cất chỗ kín, và cho người thứ hai biết cách làm các việc chính.
- Chi phí ẩn tăng dần. Phần mềm miễn phí năm đầu rồi thu phí, tem truy xuất in theo lô, gói dữ liệu nâng dần. Mỗi quý xem lại các khoản tự động trừ tiền.
- Dữ liệu cá nhân bị lộ. Ảnh căn cước, sổ hộ, số tài khoản gửi qua nhóm chat có thể bị dùng để mở tài khoản giả. Chỉ gửi giấy tờ khi biết rõ người nhận và mục đích, che bớt thông tin không cần thiết.
Phần lớn rủi ro trên không đòi tiền để phòng, chỉ đòi thói quen. Vì vậy bước dọn điện thoại ở đầu lộ trình quan trọng hơn vẻ ngoài của nó.
Tìm người hướng dẫn và hỗ trợ ở đâu
Ở nhiều xã, tổ công nghệ số cộng đồng gồm cán bộ, đoàn viên thanh niên, người trong thôn có nhiệm vụ hướng dẫn người dân cài đặt, dùng dịch vụ công trực tuyến, thanh toán điện tử. Đây là nơi hỏi đầu tiên vì miễn phí và ở gần. Hội nông dân, trạm hoặc trung tâm khuyến nông, hợp tác xã nông nghiệp cũng hay mở lớp ngắn về ghi chép sản xuất, bán hàng qua mạng, truy xuất nguồn gốc.
Khi đi học, mang theo chính điện thoại của mình và nhờ người hướng dẫn làm mẫu ngay trên máy đó, đừng chỉ nghe giảng. Ghi lại các bước bằng chữ vào sổ giấy để về nhà tự làm lại. Nếu được giới thiệu ứng dụng hay phần mềm nào, hỏi thêm ba câu: miễn phí đến khi nào, dữ liệu của mình ai xem được, nghỉ dùng thì có lấy dữ liệu về được không.
Con cháu đi làm xa vẫn hỗ trợ được qua cuộc gọi video: nhờ chúng gọi vào buổi tối, cùng nhìn màn hình và hướng dẫn từng bước. Cách này chậm hơn làm thay, nhưng người làm chính sẽ tự đứng được. Các bài khác trong chuyên mục này đi sâu từng việc: dùng điện thoại, nhật ký sản xuất, thanh toán, tem truy xuất, giá cả, thời tiết, chống lừa đảo và chọn thiết bị.
Câu hỏi thường gặp
Nông hộ nhỏ vài sào có cần chuyển đổi số không?
Không cần làm lớn, nhưng các việc ở bậc đầu như ghi chép chi phí, nhận tiền qua tài khoản, xem giá và thời tiết từ nguồn chính thức đều có ích cho hộ nhỏ. Hộ càng nhỏ thì biên lời càng mỏng, một lần mua thừa vật tư hay một khoản nợ khó đòi đã là phần đáng kể của cả vụ.
Người lớn tuổi không rành điện thoại thì bắt đầu thế nào?
Bắt đầu với một việc duy nhất, thường là nhận cuộc gọi video và xem tin nhắn, rồi tới nhận tiền qua tài khoản. Nhờ người hướng dẫn làm mẫu trên chính máy của mình, ghi các bước ra giấy. Cỡ chữ, cỡ biểu tượng nên chỉnh to. Mỗi tuần thêm một thao tác, không học dồn.
Có nên mua phần mềm quản lý trang trại ngay từ đầu không?
Thường là chưa nên. Phần mềm chỉ phát huy khi bạn đã có thói quen ghi chép và biết mình cần theo dõi chỉ số nào. Ghi bằng bảng tính hoặc ứng dụng miễn phí hai vụ trước, sau đó nếu thấy bảng tính quá tải mới tìm phần mềm, và luôn hỏi rõ phí các năm sau.
Chuyển đổi số có giúp bán được giá cao hơn không?
Không có gì bảo đảm. Truy xuất nguồn gốc, bán trực tuyến, dữ liệu sản xuất rõ ràng có thể giúp giữ khách và đàm phán tốt hơn, nhưng giá vẫn do thị trường và chất lượng hàng quyết định. Nên coi việc tăng giá là phần thưởng có thể có, không đưa vào kế hoạch như một khoản chắc chắn.
Ở xã có tổ công nghệ số cộng đồng không, hỏi ở đâu?
Bạn hỏi tại uỷ ban nhân dân xã, phường hoặc qua trưởng thôn, chi hội nông dân, đoàn thanh niên. Tên gọi và cách tổ chức mỗi nơi có thể khác nhau, có nơi lồng vào hoạt động của đoàn thể. Nếu chưa có, hội nông dân và trạm khuyến nông thường biết lớp hướng dẫn gần nhất.
Dữ liệu ghi trên ứng dụng có an toàn không?
Tuỳ ứng dụng. Trước khi dùng, đọc phần quyền truy cập, chỉ cho phép những quyền cần thiết, hỏi xem dữ liệu lưu ở đâu và có xuất ra được không. Với dữ liệu quan trọng như sổ nợ, sổ thu chi, nên tự xuất bản sao định kỳ, không để chỉ nằm trên máy chủ của một bên.