Nhật ký sản xuất điện tử là việc ghi lại từng công việc của mùa vụ, gồm ngày làm, việc gì, vật tư bao nhiêu, công lao động bao nhiêu, kết quả ra sao, trên bảng tính hoặc ứng dụng của điện thoại thay cho sổ giấy. Với nông hộ, cái lợi chính không nằm ở chỗ hiện đại mà ở chỗ cộng, lọc, so sánh được: sau một hai vụ, bạn biết luống nào tốn phân nhất, đợt nào bán được giá, vụ nào thực sự lời.
Nhiều nhà đã ghi sổ giấy lâu năm và ghi rất kỹ, nhưng cuối vụ không ai ngồi cộng vì cộng tay quá mệt. Chuyển sang điện thoại giải quyết đúng chỗ này. Bài viết bàn ghi những cột gì, chọn công cụ nào, chuyển sổ cũ ra sao, giữ nhịp ghi thế nào, và dùng số liệu vào những quyết định gì. Phần sổ thu chi gia đình và thuế có chuyên mục riêng, ở đây tập trung vào nhật ký của chính việc sản xuất.
Nhật ký sản xuất cần những cột nào?
Ghi quá nhiều cột thì không ai theo nổi, quá ít thì không dùng được vào việc gì. Bộ cột dưới đây đủ cho phần lớn nông hộ trồng trọt hoặc chăn nuôi quy mô nhỏ; có thể bỏ bớt cột không hợp với mình.
| Cột | Ví dụ cách ghi | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Ngày | Ghi theo một kiểu thống nhất, ngày trước tháng sau | Lọc theo đợt, theo tháng; tính thời gian cách ly |
| Khu, lô hoặc chuồng | Đặt mã ngắn: lô A, lô B, chuồng 1 | So kết quả giữa các khu |
| Loại việc | Chọn trong danh sách cố định: làm đất, gieo, bón, phun, tưới, thu hoạch, bán | Cộng chi phí theo khâu |
| Vật tư và lượng | Tên vật tư như trên bao bì, lượng dùng, đơn vị | Biết tốn bao nhiêu, đối chiếu với lượng mua |
| Công lao động | Số người, số giờ, công nhà hay công thuê | Tính chi phí công, nhất là công nhà hay bị bỏ quên |
| Chi phí bằng tiền | Số tiền thực trả hoặc quy đổi | Cộng giá thành |
| Sản lượng hoặc kết quả | Số ký thu, số con xuất, tỷ lệ hao hụt | Tính năng suất, so sánh giữa các vụ |
| Ghi chú | Thời tiết bất thường, sâu bệnh, ảnh kèm | Giải thích vì sao vụ đó khác |
Điều quan trọng nhất là cột loại việc phải chọn từ một danh sách cố định thay vì gõ tự do. Một người ghi "bón phân", người khác ghi "bón NPK", lần sau ghi "rải phân" thì cuối vụ máy không cộng chung được. Bảng tính trên điện thoại đều có chức năng tạo danh sách thả xuống để chọn, nhờ người rành cài một lần là xong.
Bảng tính hay ứng dụng chuyên dụng?
Hai lựa chọn phổ biến là bảng tính trên điện thoại và ứng dụng ghi chép nông nghiệp. Mỗi bên hợp với một kiểu nông hộ:
| Tiêu chí | Bảng tính | Ứng dụng ghi chép chuyên dụng |
|---|---|---|
| Chi phí | Thường miễn phí | Có loại miễn phí, có loại thu phí hoặc gắn với chương trình của hợp tác xã, doanh nghiệp |
| Độ linh hoạt | Tự đặt cột theo ý mình | Cột có sẵn, khó thay đổi |
| Dễ nhập trên điện thoại | Ô nhỏ, dễ bấm nhầm | Thường có nút bấm, biểu mẫu dễ dùng hơn |
| Dùng khi mất sóng | Tuỳ cách cài | Nhiều ứng dụng có chế độ ngoại tuyến |
| Dữ liệu thuộc về ai | Nằm trong tài khoản của bạn | Cần hỏi rõ; có khi nằm trên máy chủ bên cung cấp |
| Phù hợp khi | Nông hộ tự làm, muốn tự cộng và so sánh | Tham gia chương trình liên kết, hợp tác xã yêu cầu dùng chung |
Nếu hợp tác xã hoặc đơn vị bao tiêu yêu cầu dùng một ứng dụng cụ thể, cứ dùng nhưng vẫn nên xuất dữ liệu ra định kỳ để giữ một bản cho mình. Nếu tự làm, bảng tính là điểm khởi đầu rẻ và đủ dùng trong nhiều năm. Không có công cụ nào tốt nhất cho mọi người; công cụ tốt là công cụ mà người ghi chính chịu dùng mỗi ngày.
Chuyển từ sổ giấy sang điện thoại trong một vụ
Không nên bỏ sổ giấy ngay. Lộ trình dưới đây giữ an toàn trong vụ đầu và giúp người quen sổ giấy không thấy bị ép:
- Chọn một vụ hoặc một lứa bắt đầu mới, không chuyển giữa chừng; chép sang điện thoại những gì cần mang theo từ vụ trước như tồn kho vật tư, nợ vật tư.
- Lập bảng với bộ cột ở trên, nhập thử năm sáu dòng từ sổ giấy cũ để quen tay và sửa cột cho hợp.
- Trong vụ đầu, ghi giấy ngoài vườn như cũ, buổi tối chép sang điện thoại. Cách này chậm nhưng không mất dữ liệu khi máy hết pin giữa đồng.
- Mỗi cuối tuần xem lại: có ngày nào bỏ sót không, có dòng nào ghi tên vật tư khác kiểu không, sửa ngay khi còn nhớ.
- Bật sao lưu tự động, hoặc cuối tháng xuất tệp gửi vào hộp thư của mình.
- Từ vụ thứ hai, nếu đã quen, ghi thẳng trên điện thoại ngoài vườn; giữ sổ giấy chỉ cho những việc cần ký nhận như tiền công thuê, tiền ứng.
Ở nhà có nhiều người cùng làm, nên thống nhất một người chịu trách nhiệm cuối cùng về nhật ký. Những người khác nhắn tin hoặc gửi ảnh cho người đó, thay vì mỗi người tự sửa bảng.
Giữ nhịp ghi: năm phút mỗi tối
Nhật ký chết không phải vì công cụ khó mà vì bỏ vài ngày rồi ngại ghi bù. Cách giữ nhịp đơn giản nhất là gắn việc ghi vào một thói quen có sẵn, như sau bữa tối hoặc trước khi xem thời sự. Năm phút là đủ cho một ngày làm vườn bình thường.
Những ngày quá bận, chỉ cần chụp ảnh nhanh bao bì vật tư đã dùng và ghi một câu bằng giọng nói. Điện thoại có tính năng ghi âm và chuyển giọng nói thành chữ; dù chữ chuyển ra chưa chuẩn, nó vẫn đủ để hôm sau nhớ lại mà nhập.
Không nên chờ hoàn hảo. Một nhật ký thiếu vài ngày nhưng ghi đều các việc lớn như bón, phun, thu hoạch, bán vẫn có giá trị hơn nhiều so với một nhật ký đẹp bỏ dở sau ba tuần. Cuối mỗi tháng, đánh dấu những chỗ còn trống, bổ sung từ trí nhớ và hoá đơn mua vật tư.
Với việc phun thuốc bảo vệ thực vật, ghi ngày và tên thuốc là bắt buộc trong thực tế, không chỉ cho sổ sách: nó cho biết lô nào đã đủ thời gian cách ly trước khi thu hoạch. Đây cũng là thông tin người mua có trách nhiệm hay hỏi.
Ví dụ giả định: đọc nhật ký của một vụ dưa leo
Để thấy nhật ký dùng thế nào, hãy xem một ví dụ giả định. Một hộ trồng dưa leo trên hai lô, lô A gần nhà, lô B ở ruộng xa. Cả vụ, người vợ ghi mỗi tối trên bảng tính với bộ cột đã nói. Cuối vụ, cả nhà lọc theo cột khu và cột loại việc.
Kết quả lọc cho thấy hai lô có sản lượng gần như nhau, nhưng lô B tốn công tưới gần gấp đôi vì phải chở nước bằng máy bơm di động, và tốn thêm hai lần phun do ruộng bên cạnh có sâu. Khi quy đổi công nhà theo mức công thuê trong xóm, giá thành mỗi ký ở lô B cao hơn hẳn lô A. Trước khi có nhật ký, cả nhà vẫn nghĩ lô B lời hơn vì đất rộng, cây xanh tốt.
Từ đó có ba lựa chọn để bàn: đầu tư đường ống tưới cho lô B, đổi lô B sang cây ít cần nước hơn, hoặc cho người khác thuê lô B. Nhật ký không trả lời thay, nhưng nó đặt câu hỏi đúng chỗ. Nếu chọn đầu tư đường ống, nhật ký vụ sau sẽ cho biết khoản đầu tư có thực sự làm giảm công tưới không.
Cũng trong ví dụ này, cột ghi chú cho thấy những ngày bán được giá cao trùng với những ngày mưa kéo dài, khi nhiều vườn khác không thu hoạch được. Đây là thông tin để bàn khi lập kế hoạch vụ sau, nhưng chỉ nên coi là gợi ý cho đến khi lặp lại ở vài vụ, vì một vụ chưa đủ để kết luận quy luật.
Dùng số liệu nhật ký vào quyết định nào?
Tính giá thành một vụ hoặc một lứa. Cộng chi phí vật tư, công thuê, công nhà quy đổi, chia cho sản lượng. Ví dụ giả định: nếu giá thành mỗi ký cao hơn giá bán phổ biến của mấy vụ gần đây, đó là tín hiệu phải xem lại khâu tốn kém nhất, thay vì chỉ trách giá rớt.
So sánh khu, giống, cách làm. Hai lô cùng cây nhưng chăm khác nhau, nhật ký cho thấy lô nào tốn ít mà kết quả tương đương. So sánh này chỉ có giá trị khi ghi đủ cả hai lô cùng cách.
Lập kế hoạch mua vật tư. Nhìn lượng dùng vụ trước để mua vừa đủ, mua đúng thời điểm, tránh trữ quá nhiều phân thuốc bị hỏng, quá hạn.
Làm việc với hợp tác xã, đơn vị bao tiêu. Nhiều hợp đồng liên kết yêu cầu nông hộ ghi chép quy trình. Có sẵn nhật ký thì đáp ứng được ngay và đỡ tranh cãi khi có khiếu nại chất lượng.
Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận nếu muốn làm. Các chứng nhận sản xuất an toàn đều đòi hỏi ghi chép. Chi tiết tiêu chuẩn thuộc về các trang chuyên về chứng nhận nông sản; ở đây chỉ lưu ý rằng có thói quen ghi trước thì đường tới chứng nhận ngắn hơn nhiều.
Rủi ro và cách giảm
Ghi chép điện tử có vài rủi ro riêng mà sổ giấy không có:
- Mất dữ liệu cả vụ. Bật sao lưu, xuất tệp định kỳ, giữ sổ giấy cho các khoản tiền quan trọng.
- Dữ liệu sai mà tin là đúng. Gõ nhầm một số không, đơn vị ký thành tấn, số liệu cộng ra vô lý. Mỗi cuối tháng xem lại tổng, thấy con số bất thường thì dò lại dòng.
- Lệ thuộc ứng dụng của bên thứ ba. Ứng dụng ngừng hoạt động hoặc đổi sang thu phí, dữ liệu kẹt lại. Trước khi dùng, hỏi có xuất ra bảng tính được không.
- Lộ thông tin làm ăn. Sản lượng, giá bán, khách hàng là thông tin nhạy cảm. Không chia sẻ cả bảng cho người ngoài; khi hợp tác xã cần, chỉ gửi phần họ cần.
- Ghi để đối phó. Nhật ký điền bù cho đủ khi có người kiểm tra thì mất ý nghĩa, và có thể gây hậu quả khi thông tin sai về thuốc, thời gian cách ly. Ghi thật, thiếu thì để trống và ghi chú.
Nhật ký trung thực nhưng chưa đầy đủ vẫn có ích hơn nhật ký đẹp nhưng không đúng. Đó cũng là cách giữ chữ tín với người mua khi họ bắt đầu hỏi nguồn gốc.
Câu hỏi thường gặp
Nhật ký sản xuất khác sổ thu chi thế nào?
Nhật ký sản xuất ghi công việc ngoài đồng, chuồng: ngày nào làm gì, dùng vật tư gì, bao nhiêu công, thu bao nhiêu. Sổ thu chi ghi dòng tiền vào ra của cả hộ. Hai sổ bổ sung cho nhau; nhật ký giúp hiểu vì sao tốn tiền, sổ thu chi cho biết tiền đi đâu.
Không biết dùng bảng tính thì có ghi được không?
Được. Có thể bắt đầu bằng ứng dụng ghi chú, mỗi ngày một ghi chú theo mẫu cố định, hoặc nhờ người rành lập sẵn bảng có danh sách chọn để chỉ việc bấm. Quan trọng là ghi đều theo một mẫu; chuyển sang bảng tính sau vẫn kịp.
Có cần ghi công lao động của người trong nhà không?
Nên ghi. Công nhà không trả bằng tiền nhưng vẫn là chi phí thật. Nếu không ghi, giá thành bị tính thấp và hộ dễ tưởng mình lời trong khi thực ra chỉ đang lấy công làm lời. Có thể quy đổi theo mức công thuê phổ biến ở địa phương để so sánh.
Chăn nuôi thì nhật ký có khác trồng trọt không?
Khác ở cột chính. Chăn nuôi cần ghi theo lứa hoặc chuồng: ngày nhập, số con, thức ăn, tiêm phòng, hao hụt, ngày xuất, trọng lượng xuất. Nguyên tắc vẫn vậy: danh sách việc cố định, ghi đều, cộng được theo lứa để biết lứa nào lời.
Hợp tác xã yêu cầu dùng ứng dụng riêng thì có cần giữ bảng tính nữa không?
Không bắt buộc, nhưng nên định kỳ xuất hoặc chụp lại dữ liệu từ ứng dụng của hợp tác xã. Khi rời hợp tác xã hoặc ứng dụng thay đổi, bạn vẫn còn lịch sử sản xuất của chính mình để làm việc với người mua khác.
Bao lâu thì nhật ký bắt đầu có ích?
Ngay vụ đầu đã có ích cho việc nhớ ngày phun, ngày bón. Giá trị lớn nhất xuất hiện từ vụ thứ hai, khi có hai vụ để so sánh. Sau ba bốn vụ, nhật ký thường trở thành căn cứ chính để quyết định mở rộng, thu hẹp hoặc đổi cây con.