Bộ máy quản lý hợp tác xã gồm đại hội thành viên là cơ quan quyết định cao nhất, bộ phận quản trị và điều hành, cùng bộ phận kiểm soát độc lập. Theo Luật Hợp tác xã 2023, hợp tác xã chọn một trong hai mô hình: tổ chức quản trị đầy đủ với hội đồng quản trị, giám đốc và ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; hoặc tổ chức quản trị rút gọn với giám đốc và kiểm soát viên, dành cho hợp tác xã quy mô thành viên nhỏ theo ngưỡng luật định.
Chọn mô hình nào không quan trọng bằng việc chia quyền rõ ràng: ai quyết, ai làm, ai kiểm. Hợp tác xã nhỏ thất bại thường vì một người vừa quyết vừa làm vừa giữ tiền, còn người kiểm thì có tên mà không có việc.
Hai mô hình quản trị: đầy đủ và rút gọn
Bảng dưới so ở mức nguyên lý. Ngưỡng áp dụng mô hình rút gọn, nhiệm kỳ và quyền hạn cụ thể nằm trong luật, văn bản hướng dẫn và điều lệ.
| Bộ phận | Mô hình đầy đủ | Mô hình rút gọn |
|---|---|---|
| Đại hội thành viên | Có, quyết định việc lớn | Có, quyết định việc lớn |
| Hội đồng quản trị | Có, quản trị giữa hai kỳ đại hội | Không có; một số việc chuyển về đại hội hoặc giám đốc |
| Giám đốc | Điều hành hằng ngày, do hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê | Điều hành, thường do đại hội bầu |
| Kiểm soát | Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên | Kiểm soát viên |
| Phù hợp với | Hợp tác xã nhiều thành viên, nhiều dịch vụ | Hợp tác xã ít thành viên, dịch vụ đơn giản |
Mô hình rút gọn giảm chi phí và thủ tục, nhưng dồn nhiều quyền vào giám đốc. Nếu chọn mô hình này, điều lệ càng cần đặt ngưỡng tự quyết rõ ràng và kiểm soát viên phải thật sự độc lập. Hợp tác xã có thể chuyển từ mô hình này sang mô hình kia khi quy mô thay đổi, bằng nghị quyết đại hội và sửa điều lệ theo đúng trình tự.
Đại hội thành viên quyết định những việc gì
Đại hội thành viên, hoặc đại hội đại biểu thành viên khi hợp tác xã đông, là nơi mỗi thành viên chính thức có một phiếu. Những việc thường thuộc quyền đại hội:
- Thông qua và sửa đổi điều lệ.
- Thông qua phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch năm.
- Bầu, miễn nhiệm hội đồng quản trị, kiểm soát viên hoặc ban kiểm soát; bầu giám đốc trong mô hình rút gọn.
- Thông qua báo cáo tài chính, phương án phân phối thu nhập, mức trích quỹ.
- Quyết định tăng, giảm vốn điều lệ, các khoản vay và đầu tư lớn trên ngưỡng điều lệ.
- Kết nạp, chấm dứt tư cách thành viên trong các trường hợp điều lệ quy định.
- Tổ chức lại, giải thể hợp tác xã.
Đại hội thường niên phải được tổ chức theo thời hạn luật quy định; đại hội bất thường có thể được triệu tập khi đủ điều kiện theo điều lệ. Tài liệu đại hội cần gửi trước để thành viên đọc, không để đến lúc họp mới phát.
Một đại hội có chất lượng là đại hội có biểu quyết thật: có câu hỏi, có ý kiến khác, có kết quả ghi rõ số phiếu. Đại hội chỉ để nghe báo cáo và vỗ tay là đại hội hình thức, và thành viên nên đề nghị thay đổi cách tổ chức.
Hội đồng quản trị và giám đốc: chia việc thế nào cho khỏi chồng chéo
Trong mô hình đầy đủ, hội đồng quản trị lo việc định hướng giữa hai kỳ đại hội: duyệt kế hoạch quý, quyết những hợp đồng trên ngưỡng giám đốc, bổ nhiệm hoặc thuê giám đốc, giám sát kết quả. Giám đốc lo việc hằng ngày: mua bán, điều phối nhân công, ký hợp đồng trong ngưỡng, báo cáo.
Ở nhiều hợp tác xã nhỏ, chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc. Luật cho phép trong trường hợp nhất định, nhưng điều đó xoá đi lớp kiểm tra giữa người quyết và người làm. Nếu buộc phải kiêm, hãy bù lại bằng ngưỡng chi tiêu thấp hơn và báo cáo dày hơn cho các thành viên hội đồng còn lại.
Hội đồng quản trị nên họp định kỳ có biên bản, không chỉ họp khi có chuyện. Mỗi thành viên hội đồng nên được giao theo dõi một mảng cụ thể, chẳng hạn một người theo dõi dịch vụ vật tư, một người theo dõi khâu tiêu thụ, để hội đồng không biến thành nơi chỉ ký những gì giám đốc trình.
Ban kiểm soát, kiểm soát viên: có tên phải có việc
Bộ phận kiểm soát do đại hội bầu, chịu trách nhiệm trước đại hội, kiểm tra việc tuân thủ luật, điều lệ, nghị quyết và tình hình tài chính. Kiểm soát viên không nên là người thân trực tiếp của giám đốc, kế toán hay thủ quỹ; luật và điều lệ có quy định về những người không được làm kiểm soát, bạn cần kiểm cụ thể.
Việc của kiểm soát viên không phải bắt lỗi mà là giúp thành viên yên tâm. Một kế hoạch kiểm soát đơn giản: hằng tháng đối chiếu sổ quỹ với tiền thực tế, hằng quý chọn ngẫu nhiên vài giao dịch đối chiếu phiếu giao nhận với sổ, trước đại hội đọc báo cáo tài chính và viết ý kiến riêng.
Kiểm soát viên cần được tiếp cận sổ sách, chứng từ mà không phải xin phép từng lần. Nếu giám đốc gây khó dễ việc này, đó là dấu hiệu cần báo cáo ngay với đại hội. Hợp tác xã cũng nên bố trí một khoản thù lao, dù nhỏ, cho kiểm soát viên để công việc được coi trọng.
Kế toán, thủ quỹ và những vị trí hay bị xem nhẹ
Kế toán. Hợp tác xã phải tổ chức kế toán theo chế độ áp dụng cho mình. Hợp tác xã nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán ngoài, nhưng người trong hợp tác xã vẫn phải hiểu báo cáo đủ để đặt câu hỏi.
Thủ quỹ. Người giữ tiền không được đồng thời là người ghi sổ kế toán. Quy tắc tách hai việc này là hàng rào đơn giản nhất chống thất thoát.
Người phụ trách thu mua, kho. Ở hợp tác xã gom nông sản, đây là vị trí trực tiếp chạm vào hàng và giá. Cần quy trình cân, ghi phiếu, ký nhận hai bên, kiểm kho định kỳ có người thứ ba.
Tổ trưởng các tổ, xóm. Cầu nối giữa bộ máy và thành viên, giúp truyền thông tin hai chiều. Hợp tác xã đông thành viên rải rác nhiều thôn rất cần lớp này.
Người lưu trữ hồ sơ. Điều lệ, nghị quyết, biên bản, hợp đồng, sổ vốn góp cần một người chịu trách nhiệm lưu giữ có hệ thống, bản giấy lẫn bản chụp. Khi đổi nhiệm kỳ hay có thanh tra, hồ sơ thất lạc là nguồn rắc rối lớn mà không ai muốn nhận phần.
Thuê giám đốc từ bên ngoài: khi nào nên và cần gì
Khi hợp tác xã lớn dần, làm nhiều dịch vụ, ký hợp đồng với doanh nghiệp, công việc điều hành có thể vượt sức một thành viên vừa làm vườn vừa làm giám đốc. Luật cho phép hợp tác xã thuê giám đốc theo hợp đồng, kể cả người không phải thành viên, theo điều kiện luật và điều lệ.
Thuê giám đốc giúp có người chuyên trách, nhưng kèm hai điều cần tính. Thứ nhất là chi phí: lương giám đốc phải trả được từ thu nhập dịch vụ, không phải từ vốn góp. Thứ hai là quyền: giám đốc thuê không có phiếu như thành viên, nên hợp đồng phải ghi rõ mục tiêu, ngưỡng tự quyết, chế độ báo cáo và điều kiện chấm dứt.
Ví dụ giả định: một hợp tác xã 60 thành viên quyết định thuê giám đốc với hợp đồng một năm, lương cố định cộng phần thưởng gắn với số thành viên dùng dịch vụ và việc thanh toán đúng hạn cho thành viên, chứ không gắn với lợi nhuận đơn thuần. Gắn thưởng với lợi nhuận dễ đẩy giám đốc ép giá thành viên, đi ngược mục tiêu của hợp tác xã.
Ví dụ giả định: phân công bộ máy ở một hợp tác xã 25 thành viên
Một hợp tác xã gom và sơ chế rau với 25 thành viên ở ba thôn, chọn mô hình rút gọn. Bảng dưới là cách chia việc có thể tham khảo; đây là ví dụ giả định, không phải khuôn bắt buộc.
| Vị trí | Người đảm nhận | Việc chính | Báo cáo cho |
|---|---|---|---|
| Giám đốc | Một thành viên được đại hội bầu | Ký hợp đồng bán hàng trong ngưỡng, điều phối gom hàng, làm việc với người mua | Đại hội; báo cáo tháng gửi thành viên |
| Kiểm soát viên | Một thành viên không có quan hệ gia đình với giám đốc, kế toán, thủ quỹ | Đối chiếu quỹ hằng tháng, kiểm giao dịch ngẫu nhiên, ý kiến trước đại hội | Đại hội |
| Kế toán | Dịch vụ kế toán thuê ngoài | Ghi sổ, lập báo cáo, kê khai thuế | Giám đốc, kiểm soát viên |
| Thủ quỹ | Một thành viên khác | Thu chi tiền mặt theo chứng từ đã duyệt | Giám đốc |
| Tổ trưởng ba thôn | Ba thành viên | Nhận đăng ký sản lượng, truyền thông tin, giám sát chất lượng hàng giao | Giám đốc |
Điểm đáng chú ý là không ai trong bảng vừa giữ tiền vừa ghi sổ, và kiểm soát viên báo cáo thẳng cho đại hội, không qua giám đốc. Khi hợp tác xã lớn lên, có thể chuyển sang mô hình đầy đủ và thêm hội đồng quản trị.
Rủi ro trong bộ máy và cách giảm
Một người ôm hết. Tách người quyết, người làm, người giữ tiền, người kiểm; nếu buộc kiêm nhiệm thì hạ ngưỡng tự quyết và tăng tần suất báo cáo.
Bộ máy cồng kềnh so với quy mô. Hợp tác xã ít thành viên mà dựng đủ hội đồng, ban kiểm soát nhiều người sẽ tốn chi phí và họp hành; cân nhắc mô hình rút gọn với kiểm soát viên độc lập.
Nhiệm kỳ kéo dài, không ai thay. Đặt nhiệm kỳ rõ, chuẩn bị người kế cận, đào tạo thành viên trẻ tham gia dần.
Bầu theo quan hệ thay vì năng lực. Trước đại hội, công bố tiêu chí và phần việc của từng vị trí, mời ứng viên trình bày điều mình sẽ làm.
Người quản lý không được đào tạo. Nhiều giám đốc hợp tác xã giỏi làm vườn nhưng chưa từng đọc báo cáo tài chính. Dành ngân sách và thời gian cho các lớp quản trị, kế toán cơ bản mà hội nông dân, liên minh hợp tác xã hay tổ chức.
Quyết định không có biên bản. Mọi cuộc họp hội đồng, mọi quyết định trên ngưỡng phải có biên bản ký tên. Khi có tranh chấp, biên bản là bằng chứng duy nhất cho biết ai đã quyết gì và vì sao.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc hợp tác xã có phải là thành viên không?
Không bắt buộc. Giám đốc có thể là thành viên được bầu hoặc bổ nhiệm, hoặc là người được thuê theo hợp đồng nếu luật và điều lệ cho phép. Dù trường hợp nào, quyền hạn và trách nhiệm phải được ghi rõ trong điều lệ và quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng.
Hợp tác xã nhỏ có cần ban kiểm soát không?
Hợp tác xã chọn mô hình rút gọn thì có kiểm soát viên thay cho ban kiểm soát. Dù chỉ một người, vị trí này vẫn cần có thật và độc lập với giám đốc. Không có kiểm soát thì thành viên không có kênh nào để biết tiền chung đang được dùng thế nào.
Thành viên muốn miễn nhiệm giám đốc thì làm thế nào?
Thực hiện theo trình tự trong điều lệ: đề nghị của số thành viên hoặc hội đồng quản trị đủ điều kiện, triệu tập họp có thẩm quyền, biểu quyết. Nên có lý do rõ ràng, có chứng cứ, và chuẩn bị người thay thế để hợp tác xã không bị gián đoạn dịch vụ.
Thành viên hội đồng quản trị có được trả thù lao không?
Có thể, theo mức đại hội thành viên quyết định và điều lệ cho phép. Thù lao nên tương xứng với công việc thực tế và khả năng chi trả của hợp tác xã, được công khai trong báo cáo tài chính để thành viên cùng biết.
Đại hội đại biểu khác đại hội toàn thể thế nào?
Khi hợp tác xã có nhiều thành viên, việc họp toàn thể khó tổ chức, luật cho phép tổ chức đại hội đại biểu thành viên theo điều kiện quy định. Các đại biểu được bầu từ các nhóm thành viên và biểu quyết thay. Cách bầu đại biểu cần ghi trong điều lệ để bảo đảm đại diện công bằng giữa các thôn, các nhóm.