Điều lệ hợp tác xã là văn bản do thành viên cùng thông qua, quy định cách hợp tác xã được tổ chức và vận hành: ai được vào, góp vốn bao nhiêu, quyền và nghĩa vụ của thành viên, bộ máy quản lý, cách phân phối thu nhập, cách ra khỏi và giải thể. Luật Hợp tác xã 2023 nêu các nội dung điều lệ phải có; phần còn lại thành viên tự thoả thuận trong khuôn khổ luật.
Một điều lệ tốt không cần dài, nhưng phải trả lời trước được những câu hỏi sẽ gây cãi nhau sau này. Phần lớn tranh chấp trong hợp tác xã nhỏ không bắt nguồn từ chỗ luật thiếu mà từ chỗ điều lệ chép mẫu, để trống đúng những điều nhóm cần nói rõ nhất.
Điều lệ đứng ở đâu so với luật và nghị quyết
Có ba tầng văn bản điều chỉnh một hợp tác xã. Tầng trên cùng là luật và văn bản hướng dẫn, áp dụng chung cho mọi hợp tác xã, không ai được viết trái. Tầng giữa là điều lệ, do hội nghị thành lập thông qua và đại hội thành viên sửa đổi, áp dụng riêng cho hợp tác xã đó. Tầng dưới là các nghị quyết đại hội, quy chế nội bộ, quyết định của hội đồng quản trị hay giám đốc, phải phù hợp với điều lệ.
Điều này có nghĩa là điều lệ vừa bị giới hạn bởi luật, vừa có quyền đặt những quy tắc chặt hơn luật trong phạm vi được phép. Ví dụ luật cho phép chọn mô hình quản trị rút gọn với hợp tác xã nhỏ, điều lệ vẫn có thể chọn mô hình đầy đủ nếu thành viên muốn kiểm soát chặt hơn.
Khi có mâu thuẫn, luật thắng điều lệ, điều lệ thắng quy chế. Vì vậy mỗi khi luật thay đổi, như lần Luật Hợp tác xã 2023 thay luật năm 2012, hợp tác xã cần rà soát điều lệ để sửa những chỗ không còn phù hợp. Nhiều hợp tác xã thành lập lâu năm vẫn giữ điều lệ cũ với những điều khoản đã hết hiệu lực mà không hay biết.
Những nội dung điều lệ thường phải có
Danh sách đầy đủ do luật quy định, bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành. Về nguyên lý, một điều lệ hợp tác xã nông nghiệp thường gồm:
- Tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề sản xuất kinh doanh.
- Đối tượng, điều kiện, thủ tục trở thành thành viên chính thức và thành viên liên kết; trường hợp chấm dứt tư cách thành viên.
- Quyền và nghĩa vụ của thành viên, trong đó có nghĩa vụ sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
- Vốn điều lệ, mức góp tối thiểu, hình thức và thời hạn góp, cách xử lý khi góp chậm, trả lại và chuyển nhượng vốn góp.
- Mô hình quản trị; nhiệm vụ, quyền hạn, nhiệm kỳ, cách bầu và miễn nhiệm hội đồng quản trị, giám đốc, ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.
- Thể thức họp và biểu quyết của đại hội thành viên.
- Cách huy động vốn, quản lý tài sản, trích lập các quỹ.
- Nguyên tắc phân phối thu nhập, xử lý lỗ.
- Cách giải quyết tranh chấp nội bộ.
- Tổ chức lại, giải thể; trình tự sửa đổi điều lệ.
Các mẫu điều lệ có trong tài liệu hướng dẫn và ở liên minh hợp tác xã giúp bạn không bỏ sót mục. Nhưng mẫu chỉ là khung, những con số và quy tắc bên trong phải là của nhóm bạn.
Năm điều khoản hay bị viết sơ sài nhất
Nghĩa vụ sử dụng dịch vụ. Mẫu thường ghi chung "thành viên có nghĩa vụ sử dụng sản phẩm, dịch vụ". Điều lệ tốt ghi cụ thể: dịch vụ nào, mức tối thiểu bao nhiêu mỗi năm, không đạt thì hệ quả là gì. Không có con số, hợp tác xã không thể tính chuyện thu mua hay đầu tư.
Góp vốn chậm. Ghi rõ thời hạn từng đợt, thời gian ân hạn, quyền nào bị tạm hoãn, sau bao lâu thì chấm dứt tư cách thành viên chính thức.
Giới hạn quyền của giám đốc. Đặt ngưỡng giá trị hợp đồng, khoản vay, khoản chi mà giám đốc được tự quyết; trên ngưỡng phải có hội đồng quản trị hoặc đại hội. Con số ngưỡng tuỳ quy mô, ví dụ giả định một phần nhỏ của vốn điều lệ.
Xung đột lợi ích. Người quản lý ký hợp đồng mua bán với chính mình hoặc người thân phải công khai và được thông qua theo thủ tục riêng. Đây là chỗ thất thoát phổ biến mà mẫu điều lệ thường chỉ ghi một dòng.
Ra khỏi hợp tác xã và trả vốn. Ghi thời gian báo trước, thời hạn trả vốn, cách khấu trừ nợ, cách trả dần khi nhiều người rút cùng lúc. Thiếu điều này, mỗi lần có người rút là một lần căng thẳng.
Câu chữ mơ hồ và câu chữ dùng được
Bảng dưới đặt cạnh nhau cách viết thường gặp và cách viết rõ hơn. Các con số chỉ là ví dụ giả định, nhóm của bạn cần tự chọn mức phù hợp và kiểm với quy định hiện hành.
| Cách viết mơ hồ | Cách viết rõ hơn (ví dụ giả định) |
|---|---|
| Thành viên góp vốn theo khả năng | Mỗi thành viên chính thức góp tối thiểu một phần vốn, chia hai đợt sau vụ hè thu và vụ đông xuân |
| Thành viên tích cực sử dụng dịch vụ | Mỗi năm bán qua hợp tác xã tối thiểu một tỷ lệ sản lượng đã đăng ký đầu vụ |
| Giám đốc điều hành mọi hoạt động | Giám đốc tự quyết khoản chi dưới một ngưỡng; trên ngưỡng cần hội đồng quản trị; vay vốn trên ngưỡng cao hơn cần đại hội |
| Công khai tài chính định kỳ | Báo cáo thu chi hằng quý, gửi nhóm thành viên và niêm yết tại trụ sở trong mười ngày đầu quý sau |
| Trả vốn khi thành viên ra khỏi | Trả trong một thời hạn kể từ khi đại hội gần nhất thông qua báo cáo tài chính, sau khi trừ công nợ |
Câu chữ rõ có thể khiến điều lệ dài thêm vài trang, nhưng mỗi trang đó tiết kiệm nhiều buổi họp tranh cãi về sau.
Viết điều lệ từ việc thật, không chép từ mẫu
Cách soạn điều lệ hiệu quả là đi từ những việc hợp tác xã sẽ làm trong năm đầu. Với mỗi dịch vụ, nhóm sáng lập tự hỏi: tiền vào từ đâu, ra đi đâu, ai quyết, ai kiểm, lỗi thì ai chịu. Câu trả lời trở thành điều khoản.
Ví dụ giả định với dịch vụ gom và bán chè búp tươi: ai định giá thu mua mỗi ngày, giá được công bố ở đâu, thành viên giao hàng không đạt chuẩn thì xử lý thế nào, người mua chậm trả thì hợp tác xã ứng tiền cho thành viên đến mức nào. Những câu này không có trong mẫu, nhưng sẽ được hỏi ngay tuần đầu thu hoạch.
Sau khi có bản nháp, nên mời một người ngoài nhóm có kinh nghiệm đọc lại: cán bộ hội nông dân, liên minh hợp tác xã, hoặc luật sư nếu nhóm có điều kiện. Họ sẽ chỉ ra chỗ trái luật và chỗ để trống mà người trong cuộc không thấy. Rồi gửi bản nháp cho mọi người định tham gia đọc trước hội nghị thành lập ít nhất vài ngày.
Điều khoản riêng nên có ở hợp tác xã nông nghiệp
Hợp tác xã nông nghiệp làm việc với hàng tươi, mùa vụ và thời tiết, nên có những tình huống mà mẫu điều lệ chung không tính tới. Một số điều khoản nên cân nhắc thêm, hoặc đưa vào quy chế đi kèm điều lệ:
- Đăng ký sản lượng đầu vụ: thành viên báo trước diện tích, sản lượng dự kiến để hợp tác xã tính chuyện ký với người mua; sai lệch quá mức thì xử lý thế nào.
- Tiêu chuẩn hàng giao: ai kiểm, kiểm ở đâu, hàng không đạt thì trả lại, hạ loại hay hợp tác xã bán giúp ở kênh khác.
- Bất khả kháng: khi bão lũ, dịch bệnh làm mất mùa, nghĩa vụ sử dụng dịch vụ năm đó được miễn giảm ra sao, để thành viên không bị phạt vì điều ngoài tầm tay.
- Ứng trước vật tư: hợp tác xã ứng phân bón, giống cho thành viên thì khấu trừ lúc nào, nếu mất mùa thì giãn nợ thế nào.
- Dùng tài sản chung: lịch dùng máy, kho, lò sấy; thứ tự ưu tiên khi cao điểm; trách nhiệm khi làm hỏng.
- Ghi chép phục vụ truy xuất: nếu người mua yêu cầu nhật ký canh tác, nghĩa vụ ghi và nộp của thành viên.
Những điều khoản này thường dài và hay thay đổi theo mùa, nên đặt trong quy chế nội bộ do đại hội hoặc hội đồng quản trị ban hành, còn điều lệ chỉ ghi nguyên tắc và thẩm quyền ban hành quy chế.
Sửa đổi điều lệ đúng trình tự
Điều lệ cần thay đổi khi luật thay đổi, khi hợp tác xã mở dịch vụ mới, hoặc khi điều khoản cũ không còn hợp. Trình tự chung:
- Thành viên hoặc hội đồng quản trị đề xuất nội dung sửa, nêu lý do.
- Soạn bản đối chiếu: điều khoản cũ, điều khoản mới, lý do sửa.
- Gửi tài liệu cho thành viên trước đại hội theo thời hạn điều lệ quy định.
- Đại hội thành viên biểu quyết theo tỷ lệ mà luật và điều lệ yêu cầu cho việc sửa điều lệ.
- Thông báo hoặc đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký nếu nội dung sửa thuộc diện phải đăng ký.
- Phát bản điều lệ mới cho thành viên, lưu bản cũ để tra cứu khi cần.
Đừng sửa điều lệ chỉ bằng quyết định của giám đốc hay một cuộc họp hẹp. Điều lệ sửa sai thủ tục có thể bị coi là không có hiệu lực, và mọi quyết định dựa trên nó đều có thể bị khiếu nại.
Rủi ro quanh điều lệ và cách giảm
Rủi ro thứ nhất là điều lệ chỉ để nộp hồ sơ, không ai đọc. Cách giảm: mỗi đại hội dành thời gian nhắc lại vài điều khoản quan trọng, thành viên mới được giải thích trực tiếp. Rủi ro thứ hai là điều lệ lạc hậu với luật mới, dẫn tới những quyết định không còn căn cứ. Cách giảm: rà soát sau mỗi lần luật hoặc nghị định hướng dẫn thay đổi.
Rủi ro thứ ba là điều lệ trao quá nhiều quyền cho một người hoặc một nhóm nhỏ, mở đường cho thất thoát. Cách giảm: đặt ngưỡng tự quyết, tách chức năng giữ tiền và ghi sổ, có kiểm soát độc lập. Rủi ro thứ tư là điều lệ quá cứng, mọi việc nhỏ đều phải họp đại hội, khiến hợp tác xã chậm chạp. Cách giảm: phân tầng quyết định hợp lý, việc thường ngày để bộ máy điều hành, việc lớn mới cần đại hội.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc dùng mẫu điều lệ của nhà nước không?
Không bắt buộc dùng nguyên văn một mẫu, nhưng điều lệ phải có đủ các nội dung luật yêu cầu và không trái luật. Mẫu giúp bạn không bỏ sót mục, còn nội dung chi tiết nên được viết theo cách hợp tác xã thật sự hoạt động.
Ai ký điều lệ khi thành lập?
Điều lệ được hội nghị thành lập thông qua và có chữ ký theo quy định của văn bản hướng dẫn, thường là người đại diện và các thành viên hoặc đại diện của họ. Bạn nên hỏi cơ quan đăng ký về yêu cầu chữ ký hiện hành trước khi in bản chính.
Thành viên có quyền xin bản điều lệ không?
Có. Thành viên có quyền được biết điều lệ và các nghị quyết của hợp tác xã. Một hợp tác xã từ chối cho thành viên xem điều lệ là dấu hiệu quản trị có vấn đề, thành viên nên nêu tại đại hội hoặc với kiểm soát viên.
Điều lệ có thể quy định cấm thành viên bán hàng cho thương lái không?
Điều lệ có thể đặt nghĩa vụ sử dụng dịch vụ ở một mức nhất định, nhưng một lệnh cấm tuyệt đối thường khó thực hiện và dễ gây bất bình. Cách hợp lý hơn là đặt tỷ lệ cam kết, cơ chế giá minh bạch và hệ quả rõ ràng khi không đạt.
Hợp tác xã thành lập từ trước 2024 có phải sửa điều lệ không?
Luật Hợp tác xã 2023 có điều khoản chuyển tiếp cho hợp tác xã thành lập trước đó. Hợp tác xã cần rà soát điều lệ, sửa những nội dung không còn phù hợp theo thời hạn và cách thức luật quy định. Hãy hỏi cơ quan đăng ký hoặc liên minh hợp tác xã tỉnh để biết yêu cầu cụ thể.