Hợp tác xã chia lãi theo trình tự: tính thu nhập sau khi trừ chi phí và thuế, trích các quỹ theo quy định và điều lệ, rồi chia phần còn lại cho thành viên, chủ yếu theo mức độ mỗi người sử dụng sản phẩm, dịch vụ của hợp tác xã, phần nhỏ hơn theo vốn góp. Người dùng dịch vụ nhiều được chia nhiều; người góp vốn nhiều nhưng ít dùng dịch vụ không hưởng phần lớn.
Cách chia này nghe đơn giản nhưng đòi hỏi hợp tác xã ghi chép từng giao dịch của từng thành viên suốt năm. Không có sổ đó, việc chia cuối năm thành cảm tính và dễ sinh nghi ngờ. Bài này giải thích vì sao chia như vậy, đi qua một ví dụ giả định, và chỉ ra những chỗ hợp tác xã nhỏ hay làm sai.
Vì sao hợp tác xã chia theo mức sử dụng dịch vụ
Hợp tác xã tồn tại để phục vụ thành viên. Phần dư cuối năm, xét cho cùng, là khoản thành viên đã trả hơi cao cho dịch vụ mua vào, hoặc nhận hơi thấp cho hàng bán ra qua hợp tác xã. Trả lại phần dư theo lượng giao dịch là trả lại đúng cho người đã tạo ra nó.
Nguyên tắc này có từ những hợp tác xã tiêu dùng đầu tiên ở châu Âu thế kỷ 19, nơi phần dư được trả lại cho người mua theo lượng hàng đã mua. Liên minh Hợp tác xã Quốc tế đưa ý này vào nguyên tắc thành viên tham gia kinh tế. Luật Hợp tác xã của Việt Nam qua các lần sửa đều giữ tinh thần phân phối chủ yếu theo mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
Chia theo cách này cũng tạo động lực đúng: thành viên muốn được chia nhiều thì dùng dịch vụ nhiều, hợp tác xã có thêm khối lượng để thương lượng, chi phí bình quân giảm, vòng sau phần dư lại tăng. Ngược lại, nếu chia chủ yếu theo vốn, hợp tác xã sẽ dần giống một công ty nhỏ và thành viên bình thường mất lý do gắn bó.
Trình tự từ doanh thu đến tiền về tay thành viên
Trình tự dưới đây là khung nguyên lý; tỷ lệ trích từng quỹ và thứ tự chi tiết do luật, văn bản hướng dẫn và điều lệ quy định, hợp tác xã cần đối chiếu với kế toán và văn bản hiện hành.
- Tính tổng thu từ mọi hoạt động trong năm tài chính: phí dịch vụ, chênh lệch mua bán, thu khác.
- Trừ chi phí: vật tư, lương, khấu hao, lãi vay, điện nước, thuê mặt bằng.
- Trừ thuế theo nghĩa vụ của hợp tác xã, nếu có.
- Trích các quỹ: quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính và các quỹ khác mà điều lệ hoặc đại hội quyết định.
- Chia cho thành viên theo mức sử dụng dịch vụ, dựa trên sổ theo dõi giao dịch từng người.
- Chia theo vốn góp phần còn lại theo tỷ lệ điều lệ cho phép.
- Đại hội thành viên thông qua phương án phân phối trước khi chi trả.
Khoản chia có thể trả bằng tiền, hoặc đại hội quyết định để lại một phần làm vốn góp tăng thêm cho từng thành viên. Cách nào cũng phải ghi vào sổ của từng người.
Ví dụ giả định: chia phần dư của một hợp tác xã gom rau
Giả sử sau khi trừ chi phí, thuế và trích quỹ, phần dư được đại hội quyết định chia cho thành viên là 100 đơn vị tiền (con số giả định, dùng đơn vị để dễ tính). Điều lệ ví dụ giả định quy định 80% chia theo khối lượng rau bán qua hợp tác xã, 20% chia theo vốn góp.
| Thành viên | Rau bán qua hợp tác xã (tấn) | Vốn góp (phần) | Chia theo giao dịch | Chia theo vốn | Tổng nhận |
|---|---|---|---|---|---|
| Hộ A | 40 | 1 | 80 × 40/100 = 32 | 20 × 1/5 = 4 | 36 |
| Hộ B | 30 | 1 | 80 × 30/100 = 24 | 20 × 1/5 = 4 | 28 |
| Hộ C | 20 | 2 | 80 × 20/100 = 16 | 20 × 2/5 = 8 | 24 |
| Hộ D | 10 | 1 | 80 × 10/100 = 8 | 20 × 1/5 = 4 | 12 |
| Cộng | 100 | 5 | 80 | 20 | 100 |
Hộ C góp vốn gấp đôi nhưng bán ít rau nên nhận ít hơn hộ A và hộ B. Đó chính là tinh thần của cách chia. Tỷ lệ 80/20 ở đây chỉ để minh hoạ; tỷ lệ thật do luật và điều lệ của hợp tác xã bạn quy định.
Khi hợp tác xã làm nhiều dịch vụ khác nhau, ví dụ vừa bán vật tư vừa gom nông sản, nên tính phần dư theo từng dịch vụ rồi chia theo giao dịch của dịch vụ đó. Gộp chung dễ khiến người chỉ mua vật tư hưởng phần dư do khâu gom rau tạo ra và ngược lại.
Các quỹ phải trích trước khi chia
Quỹ đầu tư phát triển. Dùng để mua sắm, nâng cấp tài sản, mở rộng dịch vụ. Đây là nguồn vốn tự có bền nhất của hợp tác xã; trích quá ít thì năm nào cũng phải vay.
Quỹ dự phòng tài chính. Dùng bù đắp rủi ro, thua lỗ bất thường. Nông nghiệp có năm mất mùa, năm giá rớt, quỹ này giúp hợp tác xã không phải gọi thành viên góp thêm ngay.
Các quỹ khác theo điều lệ. Có hợp tác xã lập quỹ phúc lợi, quỹ đào tạo, quỹ hỗ trợ cộng đồng. Đại hội quyết định mục đích và mức trích.
Tài sản không chia. Một phần tài sản, ví dụ hình thành từ quỹ đầu tư phát triển hoặc từ hỗ trợ của Nhà nước, thuộc diện không chia theo luật. Thành viên ra khỏi hợp tác xã không mang phần này theo, và khi giải thể phần này được xử lý theo quy định riêng.
Mức trích bao nhiêu là đủ. Luật đặt mức tối thiểu cho một số quỹ, điều lệ có thể đặt cao hơn. Khi cân nhắc, đại hội nên nhìn kế hoạch tài sản vài năm tới và mức rủi ro của ngành hàng: hợp tác xã gom rau dễ hỏng cần dự phòng dày hơn hợp tác xã chỉ bán vật tư.
Hoàn trả cuối năm hay giá tốt ngay khi giao dịch
Có hai cách đưa lợi ích về cho thành viên. Cách thứ nhất là bán vật tư giá thấp, mua nông sản giá cao ngay lúc giao dịch, cuối năm phần dư nhỏ. Cách thứ hai là giao dịch gần giá thị trường, cuối năm hoàn trả phần dư theo lượng giao dịch.
Cách thứ nhất giúp thành viên thấy lợi ngay, hợp với hộ cần dòng tiền, nhưng hợp tác xã ít đệm an toàn: chỉ cần chi phí tăng bất ngờ là lỗ. Cách thứ hai giúp hợp tác xã có tiền mặt trong năm và tích luỹ được quỹ, nhưng thành viên phải tin rằng phần dư sẽ được trả thật vào cuối năm.
Nhiều hợp tác xã chọn cách kết hợp: giá giao dịch ở mức an toàn, công bố trước nguyên tắc hoàn trả, và báo cáo phần dư tạm tính giữa năm để thành viên yên tâm. Dù chọn cách nào, đại hội nên quyết định công khai và ghi vào nghị quyết, để thành viên mới hiểu vì sao giá của hợp tác xã có lúc không thấp hơn thương lái.
Công khai phương án phân phối trước đại hội
Phương án phân phối là tài liệu thành viên quan tâm nhất trong năm, nhưng cũng là tài liệu hay được trình bày sơ sài nhất: vài con số tổng, không có bảng chi tiết theo từng người. Cách làm tốt là gửi trước đại hội một bản gồm ba phần: báo cáo kết quả kinh doanh rút gọn, mức trích từng quỹ kèm lý do, và bảng chia dự kiến cho từng thành viên dựa trên sổ giao dịch.
Mỗi thành viên nên được xem dòng của chính mình và có thời gian đối chiếu với phiếu giao nhận đang giữ. Sai sót phát hiện trước đại hội được sửa trong yên lặng; sai sót phát hiện giữa đại hội biến thành tranh cãi và làm mất lòng tin vào cả phương án.
Nếu hợp tác xã có thành viên ngại đọc giấy tờ, ban quản lý có thể giải thích bằng một ví dụ giả định đơn giản như bảng ở trên, rồi chỉ cho từng người chỗ tra dòng của mình. Sự minh bạch này tốn thêm vài buổi làm việc, nhưng là thứ giữ thành viên ở lại lâu nhất.
Sổ theo dõi giao dịch thành viên: thiếu nó thì không chia đúng được
Không có sổ giao dịch, chia theo mức sử dụng dịch vụ chỉ là khẩu hiệu. Sổ có thể là sổ giấy hay bảng tính, quan trọng là đủ thông tin và có xác nhận:
- Mỗi lần thành viên mua vật tư, bán hàng, dùng máy: ngày, loại dịch vụ, khối lượng, giá trị.
- Chữ ký hoặc xác nhận của thành viên trên phiếu giao nhận.
- Tổng hợp theo tháng cho từng thành viên, dán công khai hoặc gửi riêng để đối chiếu.
- Tách giao dịch của thành viên với giao dịch của khách hàng ngoài.
- Lưu trữ ít nhất qua đại hội thông qua phương án phân phối của năm đó.
Chuyển sang sổ điện tử giúp tổng hợp nhanh, nhưng vẫn cần quy trình xác nhận với thành viên. Phần lựa chọn công cụ ghi sổ thuộc chủ đề chuyển đổi số; ở đây chỉ nhấn mạnh rằng dữ liệu phải đủ để chia đúng.
Rủi ro khi chia lãi và cách giảm
Chia hết, không trích quỹ. Thành viên vui một năm, năm sau thiếu vốn. Giữ mức trích tối thiểu theo luật và điều lệ, giải thích rõ quỹ dùng để làm gì.
Chia theo đầu người cho "công bằng". Nghe êm nhưng làm người dùng dịch vụ nhiều thiệt và mất động lực. Bám theo sổ giao dịch.
Báo lãi ảo để chia. Ghi nhận doanh thu chưa thu được tiền, không trích khấu hao. Cần kế toán đủ chuẩn và kiểm soát viên độc lập.
Chậm chia không lý do. Đặt mốc chi trả trong nghị quyết đại hội, công khai nếu phải lùi. Nếu hợp tác xã thiếu tiền mặt vì người mua chưa trả, nói rõ điều đó thay vì im lặng; thành viên thường thông cảm với sự thật hơn là với lời hẹn mơ hồ.
Người quản lý tự ưu tiên giao dịch của mình. Khi hàng khan, người nắm khâu thu mua có thể ưu tiên hàng nhà mình hoặc người thân để được chia nhiều. Quy định thứ tự nhận hàng công khai và để kiểm soát viên đối chiếu sổ giao dịch của người quản lý như mọi thành viên khác.
Thành viên khai khống giao dịch. Phiếu giao nhận có chữ ký hai bên, cân đo tại chỗ, tổng hợp hằng tháng để sai lệch lộ sớm, không dồn tới cuối năm mới phát hiện.
Câu hỏi thường gặp
Hợp tác xã lỗ thì thành viên có được chia gì không?
Không có phần dư thì không có gì để chia. Phần lỗ được xử lý theo quy định và điều lệ, có thể bù từ quỹ dự phòng tài chính hoặc chuyển sang năm sau. Thành viên nên xem báo cáo để hiểu nguyên nhân lỗ trước khi đại hội quyết định cách xử lý.
Khách hàng không phải thành viên có được hoàn trả không?
Thông thường phần chia theo mức sử dụng dịch vụ dành cho thành viên. Giao dịch với khách hàng ngoài tạo ra thu nhập cho hợp tác xã, phần này được xử lý theo quy định và điều lệ. Đây cũng là một lý do khiến khách hàng thường xuyên nên cân nhắc trở thành thành viên.
Thành viên mới vào giữa năm được chia thế nào?
Nếu chia theo giao dịch thì thành viên mới chỉ được tính phần giao dịch từ khi vào. Phần chia theo vốn góp có thể tính theo thời gian góp nếu điều lệ quy định. Nên ghi rõ cách tính này trong điều lệ để không phải tranh luận mỗi năm.
Có thể chia bằng hiện vật như phân bón, giống không?
Có thể nếu đại hội thông qua và quy đổi giá trị minh bạch. Tuy vậy, chia hiện vật dễ gây cảm giác bị ép mua, nên thường chỉ phù hợp khi đa số thành viên đều cần loại hàng đó và giá quy đổi không cao hơn giá thị trường.
Phần được chia có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không?
Việc tính thuế với khoản thu nhập thành viên nhận từ hợp tác xã phụ thuộc quy định thuế hiện hành và bản chất từng khoản. Bạn nên hỏi kế toán hợp tác xã hoặc cơ quan thuế quản lý, thay vì dựa vào thông tin truyền miệng.
Thành viên không đồng ý với phương án chia thì làm gì?
Thành viên có quyền phát biểu và biểu quyết tại đại hội, đề nghị xem sổ giao dịch của mình và yêu cầu ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên xem xét. Nếu vẫn chưa thoả đáng, có thể khiếu nại theo cơ chế trong điều lệ hoặc nhờ hoà giải trước khi tính tới con đường pháp lý.